304 Eine Übertragung der durch Identifikationssysteme erfassten Daten kann nicht nur in die bereits erläuterten ERP- und SCM-Systeme erfolgen sondern auch in eine spezielle Anwendungssoftware für Logistik im Katastrophenmanagement. Soche Anwendungssysteme sind Gegenstand des nachfolgenden Abschnitts. 6.4 Spezielle Software für Logistik und SCM im internationalen Katastrophenmanagement Nach einem Tsunami in Nicaragua im Jahr 1992 wurde mit SUMA (Humanitarian Supply Management System) eine spezielle Software für Logistik und SCM im internationalen Katastrophenmanagement erstmals offiziell eingesetzt. Initiator der Entwicklung war das Rote Kreuz bzw. die Internationale Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung IFRC; unterstützt wurde die Entwicklung durch die Pan American Health Organization sowie die niederländische Regierung. Die Grundidee der Entwicklung bestand darin, das Management der Logistik für medizinische Produkte und andere Hilfsgüter durch den Einsatz einer Software zu unterstützen. Über mehrere Jahre und Katastropheneinsätze ist der Einsatz von SUMA dokumentiert worden.879 Eine Lagerbestandssoftware (SUMA Inventory Software bzw. Warehouse Management) bildet während eines Katastropheneinsatzes das Zentrum in der informatorischen Vernetzung der unterschiedlichen Wertschöpfungsketten mehrerer Hilfsorganisationen und Geldgeber. Insgesamt setzt sich SUMA aus drei Modulen zusammen, zwischen denen bei Bedarf Daten und Dateien über das Internet ausgetauscht werden können:880 ? SUMA Central wird durch das jeweilige Hauptquartier während eines Katastropheneinsatzes eingesetzt. Es dient unter anderem der Koordination zwischen den unterschiedlichen beteiligten Akteuren. ? Die SUMA Field Units werden vor Ort in den Katastrophengebieten an wichtigen Knotenpunkten eingesetzt und erfassen dort wichtige Informationen zu logistischen Knotenpunkten. Hierzu zählen unter anderem (Flug-) Häfen, Zentralund Regionalläger. Ist der Computereinsatz vor Ort nicht möglich, so werden zunächst manuelle Formblätter zur Datenerfassung verwendet, die zu einem späteren Zeitpunkt bzw. an einem anderen Ort verarbeitet werden. ? Über SUMA Warehouse Management werden Informationen über Lagereingänge und Lagerabgänge sowie Bestände unterschiedlicher Standorte erfasst und ausgewertet. Informationen aus SUMA Central und SUMA Field Units werden hierbei berücksichtigt und zusammengefasst. 879 Vgl. Tomasini, Rolando M. / Wassenhove, Luk N. van (2003), S. 14-15. 880 Vgl. Tomasini, Rolando M. / Wassenhove, Luk N. van (2003), S. 11. 305 „The software enables managers to gather the information from all these chains and get a more accurate assessment of what needs remain undressed, the amount of the incoming goods and how they should be managed.“881 Knapp zehn Jahre nach dem ersten offiziellen Einsatz des speziell auf Logistik und Supply Chain Management zugeschnittenen Systems SUMA initiierte das IFRC mit der Humanitarian Logistics Software (HLS) eine weitere Entwicklungsstufe, die gemeinsam mit Programmierern des Fritz Institute umgesetzt wurde.882 Über die Abbildung der lagerbezogenen Logistikprozesse hinaus sollten in dieser Entwicklungsstufe sämtliche Einkaufs- und Logistikprozesse abgebildet und unterstützt werden.883 Erste Überlegungen der internationalen Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung, eines der führenden Standard-ERP-Systeme für die Logistik umzusetzen, wurden mit der Begründung verworfen, dass diese Umsetzung zum einen zu hohe Kosten verursachen würde und zum anderen die spezifischen logistischen Prozesse des internationalen Katastrophenmanagements nicht angemessen abgebildet würden. Aus diesem Grund entschied sich das IFRC zwar für die Umsetzung des Personalwesens innerhalb eines standardisierten ERP-Systems, das Finanzwesen und die Logistik sollten aber Bestandteil speziell auf die Anforderungen des Katastrophenmanagements zugeschnittener Systeme (CODA für das Finanzwesen und HLS für die Logistik) sein.884 Die Webbasierte Humanitarian Logistics Software unterstützt die erforderliche Informationsintegration und bildet über eine Datenbank sowohl historische Daten als auch Echtzeitdaten der Logistik über die folgenden Module ab: ? General module: Dieses übergreifende Modul unterstützt das Anlegen von allgemeinen und übergreifenden (Stamm-) Daten, z. B. zu einzelnen Operationen und Hilfsgütern. ? Mobilization module: Durch dieses Modul erfolgt auf der Grundlage der Informationen und Anfragen aus den betroffenen Gebieten die Identifizierung der benötigten Hilfsgüter und Dienstleistungen. Sachspenden und Lagerbestände werden „mobilisiert“ und weitere Bedarfe ermittelt. ? Procurement module: Das Beschaffungsmodul unterstützt an der Schnittstelle zu den Lieferanten unter anderem Angebotsanfragen und -vergleiche, die Bearbeitung der Angebote sowie die Abwicklung der Beschaffungsprozesse vom Wareneingang bis zur Rechnungsbearbeitung. 881 Tomasini, Rolando M. / Wassenhove, Luk N. van (2003), S. 9. 882 Vgl. Kopczak, Laura R. / Johnson, Eric M. (2004), S. 9. “The projected cost of the ERP system was $ 12 million.” “… logistics would not be well-served by an ERP system. Kopczak, Laura R. / Johnson, Eric M. (2004), S. 11. Vgl. auch www.reliefweb.int, Pressemeldung vom 22. Mai 2002: “Humanitarian Logistics Software being designed for Red Cross Red Crescent”. 883 “While IFRC would have like to have a standardized process for managing information across all major operations (and ideally across all procurement and logistics activities), this was not the case.” Kopczak, Laura R. / Johnson, Eric M. (2004), S. 8. 884 Vgl. Kopczak, Laura R. / Johnson, Eric M. (2004), S. 11 306 ? Logistics Tracking module: Die Sendungsverfolgung der (Hilfs-) Güter wird über mehrere Akteure, Orte und Prozesse unterstützt. Auf diese Weise soll die tatsächliche Auslieferung der Hilfsgüter am Ort der Katastrophe gewährleistet werden. Ergänzend lassen sich durch HLS die erforderlichen Berichte für unterschiedliche Adressatenkreise generieren. Die folgende Abbildung 78 bildet die komplexen Informationsströme zwischen den Akteuren des Katastrophenmanagements ab, die Gegenstand der benannten vier Module der HLS sind. Changes in Shipping Instructions Field Logistics Requisition and Shipping Details Competitive Bid Analysis Stock Report Stock Movement Report Consignment Tracking Inquiry Good Receipt Note Bid Shipping Documents Purchase Invoice Consignment Tracking Feedback Commodity Tracking No. Mobilization Table Shipping Instructions Shipping Details Consignment Tracking Feedback Request for Quotation Shipment Order Consignment Tracking Inquiry Logistics Requisition for budgetary approval Purchase Order Purchase Invoice Request for Quotation Shipping Instructions Purchase Order Consignment Tracking Inquiry Shipping Documents + Invoice, Consignment Tracking Feedback Logistics Requisition Approval Status Soft Pledge Shipping Documents Consignment Tracking Feedback Acceptance Letter Shipping Instructions Commodity Tracking No. Donor Report Consignment Tracking Inquiry Logistics Requisition Logistics Requisition Status Copy of Purchase Order Humanitarian Logistics Software HLS Donor Desk Officer 3PL (Third Party Logistics) Finance Supplier Field Delegation Abbildung 78: Datenflüsse in einer Humanitarian Logistics Software885 885 Mit wenigen Anpassungen übernommen aus Kopczak, Laura R. / Johnson, Eric M. (2004), S. 10. 307 Die vielfältigen Informationsbeziehungen der HLS geben einen Eindruck darüber, dass die Software im Vergleich zu SUMA eine deutliche Integrations- und Funktionserweiterung einer spezifischen Logistiksoftware für das Katastrophenmanagement darstellt. Dieses Humanitarian Logistics System ist durch das Fritz Institut in den vergangenen Jahren zur Logistik- und SCM-Software Helios weiterentwickelt worden.886 Die folgende Startseite von Helios stellt den modularen Aufbau des aktuellen Systems dar, der im Wesentlichen dem des ursprünglichen HLS-Systems entspricht. Die Symbole bieten einen direkten Zugang zu den wichtigsten Modulen Mobilization, Procurement, Logistics and Tracking, Request Processing sowie Warehouse; die Symbolleiste deutet die Zusatzfunktionalitäten des Systems an, die beispielsweise das Projektmanagement, Berichte und Werkzeuge umfassen. Mobilization Procurement Tracking Warehouse General Projekt Request Mobilization Procurement Logistics Warehouses ToolBox Reports Admin. Maint. Proc. & Tracking Request Processing Abbildung 79: Startseite Helios887 Ebenso wie HLS unterstützt Helios sowohl die täglichen logistischen Routineprozesse in Echtzeit (ein Beispiel stellt die Sendungsverfolgung dar, vgl. hierzu Abbildung 80) als auch die Informationsintegration und Abstimmung zwischen mehreren Akteuren des internationalen Katastrophenmanagements.888 Eine Integration mit ERP-Systemen oder anderen Softwaresystemen (z. B. Systeme, die die Beschaffung, das Lagermanagement, das Personalwesen und das Finanzwesen abbilden) wird über standardisierte XML-Schnittstellen unterstützt.889 Helios wird seit dem Jahr 2007 durch Pilotprojekte der Organisationen World Vision und Oxfam sowie seit dem Jahr 2008 durch International Medical Corps – vor- 886 Vgl. www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”. 887 www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”. 888 Vgl. www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”, “Helios Benefits” und “Helios Overview”. 889 Vgl. www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”. 889 www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”. 889 Vgl. www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”, “Helios Technical Specifications”. 308 wiegend in Einsatzgebieten in Afrika und Indonesien – getestet und auf Basis der Erfahrungen weiterentwickelt.890 Das Fritz Institute weist mit der folgenden Aussage auf weitere erforderliche Entwicklungen des Systems Helios hin. „The goal we are working towards is to make the engagement of organizations large and small as smooth and efficient as possible, and for the HELIOS software to continue to grow and improve with the input of the whole user group.”891 Abbildung 80: Helios – Logistics and Tracking892 Die Stärken des Systems liegen bislang im Bereich der Datenerfassung und Datenintegration zwischen mehreren logistischen Funktionen, Akteuren und Prozessen. Mit dieser Datengrundlage werden die Voraussetzungen geschaffen, logistische Methoden sowie Konzepte des Supply Chain Management, die Gegenstand der Kapitel 4 und 5 dieses Buches sind, mit den erforderlichen Daten zu versorgen. Bislang ist das Modul „Logistics and Tracking“ ausschließlich mit der Funktionalität der Sendungsverfolgung ausgestattet, und die „ToolBox“ enthält lediglich einfache Werkzeuge, wie z. B. einen Zeit- und Aktivitätenplaner. 890 www.fritzinstitute.org, Link “Press Room”, “2007 Press Release Archive”, 13.9.2007. 891 www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”, Helios Overview”. 892 www.fritzinstitute.org, Link “Supply Chain Solutions”, “Programs”, “Technology, ”Helios”. 309 Durch die Erweiterung des Systems um logistische Methoden könnte das Management ergänzend im Bereich der Planung logistischer Prozesse unterstützt werden. Beispielsweise ließe sich das Modul „Warehouse“ um eine ABC-XYZ-Analyse ergänzen, um das Management bei der Auswahl geeigneter Beschaffungskonzepte zu unterstützen (vgl. hierzu Abschnitt 4.1). Durch den Einsatz der „Netzplantechnik“ im Modul Projektmanagement könnten z. B. Zeiten für die einzelnen Vorgänge in der Katastrophenbewältigung geplant, Vorgänge auf dem kritischen Pfad identifiziert und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden (vgl. Abschnitt 4.3.2). Ebenfalls ist eine Erweiterung des Moduls „Logistics and Tracking“ um weitere logistische Methoden – wie die in Abschnitt 4.2 vorgestellte Tourenplanung – denkbar. Als Erweiterung des Moduls „Procurement“ ließe sich das Management bei der Auswahl der Lieferanten oder Dienstleister durch eine Nutzwertanalyse unterstützen (vgl. Abschnitt 5.4). Diese Methoden lassen sich nach einem Datenexport aus Helios auch systemunabhängig umsetzen.